Personalorganisation

Wozu das dient: Die Spezialisierung sagt, was jemand kann — unabhängig davon, wo er arbeitet. Wer in der Werkstatt ist, bleibt in der Werkstatt; ob er Diagnose macht oder Karosserie, ist eine zweite Frage.

Wofür sie heute schon gut ist: als Filter in der Anwesenheit und in der Belegschaft, und in der Auswertung der Überstunden — dort sieht man, ob sich Stunden bei einer Fachrichtung stauen.

Auszubildende brauchen hier keinen Eintrag. Dafür gibt es den Haken „ist in Ausbildung" am Stammblatt, der bei der Mindestbesetzung bereits ausgewertet wird. Stünde dieselbe Information an zwei Orten, liefe sie früher oder später auseinander — spätestens, wenn jemand ausgelernt hat.

Mindestbesetzung je Spezialisierung (seit 14.08.): Die Antragsprüfung wertet sie aus — wenn beide Diagnose-Fachkräfte gleichzeitig weg wären, hilft es nicht, dass die Werkstatt als Ganzes besetzt ist. 0 heißt: wird nicht geprüft, nicht „passt schon".

Beachten: Wer diese Zahl setzt, macht die Lage einer kleinen Fachrichtung sichtbar. Steht in einer Spezialisierung nur eine Person, verrät der Satz „am 19.08. bleibt niemand" zwangsläufig, wer an dem Tag frei hat.

Wozu das dient: Hier hängt der ganze Ablauf dran. Wer gehört wohin, wer springt für wen ein, und wer entscheidet am Ende.

Zugang: zeigt, ob der Keycloak-Login schon mit dem Personalsatz verbunden ist. Die Verbindung entsteht von selbst, sobald sich jemand mit der E-Mail anmeldet, die im Stammblatt steht. Fehlt die Adresse dort, aber im Anmelde-Verzeichnis gibt es eine passende, steht sie darunter mit einem Knopf zum Übernehmen.

Vertretung: bekommt bei jedem Urlaubsantrag die erste Frage — „kannst du in dieser Zeit einspringen?". Ist die 1. Vertretung im Zeitraum selbst abwesend, sagt sie ab oder antwortet sie nicht innerhalb eines Werktags, wird automatisch die 2. Vertretung gefragt. Sagen beide ab, ist der Antrag abgelehnt; antwortet niemand, geht er mit Hinweis an die Freigabe. Sind beide schon vorher weg, sagt das System gleich ab.

Freigabe durch: wer nach der Vertretung abschließend entscheidet. Ohne Eintrag geht keine Freigabe-Mail raus — der Antrag liegt dann still im Portal und wartet, bis jemand von sich aus nachsieht.

Wozu das dient: Tritt jemand aus, bekommen diese Personen in jedem Fall eine E-Mail. Darin steht, bei wem die Person noch als Vertretung oder Freigabe eingetragen war, damit dort neu hinterlegt werden kann. Bis dahin wird sie bei Anträgen übersprungen.

Vorausgewählt: alle mit dem Haken Personalverwaltung im Werkstatt-Monitor. Der Haken hier nimmt jemanden nur aus dieser Benachrichtigung heraus, die Berechtigung bleibt. Weitere Empfänger lassen sich unten ergänzen.

Wozu das dient: Bisher richtet sich die Sicht einer Führungskraft nach dem Freigabeweg — sie sieht, für wen sie entscheidet. Das ist nicht dasselbe wie ihr Verantwortungsbereich: Eine Werkstattleitung plant den Tag zusammen mit der Serviceberatung, entscheidet dort aber nichts. Ein Sichtbereich bündelt Abteilungen und beantwortet die Frage getrennt vom Freigabeweg.

Wer sehen darf, muss nicht entscheiden dürfen. Beide Einstellungen bleiben getrennt — Freigaben werden weiter unter „Zuordnung“ gepflegt.

Ohne Zuordnung ändert sich nichts. Wem kein Sichtbereich zugewiesen ist, sieht genau wie bisher sein Freigabe-Team. Zugewiesen wird ein Bereich im Stammblatt der jeweiligen Person unter „Belegschaft“.

Der Bereich ersetzt das Team, er ergänzt es nicht. Sonst hinge das Ergebnis an zwei getrennt gepflegten Listen und niemand könnte Sicht wieder wegnehmen, ohne beide zu kennen.

Wozu das dient: Für Büro, Aushilfen oder die Geschäftsleitung — alle ohne Personalnummer aus der Werkstatt. Der ABIS-Abgleich fasst diese Einträge nicht an, sie bleiben also beim nächsten Import erhalten.

Was sie nicht haben: Stempeldaten. Für Urlaub und Abwesenheiten reicht das; in der Anwesenheitsauswertung und in der Überstundenverteilung tauchen sie nicht auf — mangels Stempelungen stünden sie sonst mit dem vollen Jahressoll im Minus.

Kennung: frei wählbar, aber eindeutig. Bewährt hat sich ein Buchstabe plus Nummer (B01, B02 …), damit sie sich von den ABIS-Personalnummern unterscheiden.

Wozu das dient: ABIS liefert uns alle Stempel und Sonderzeiten, aber nicht den Stand des Stundenkontos aus dem Vorjahr. Ohne ihn zeigt die Personalakte nur, was seit Januar dazukam, nicht, wo jemand wirklich steht.

Einmalig eintragen: je Mitarbeiter den Wert aus der ABIS-Arbeitszeitkarte, Seite Jahreswerte, Zeile „+ Plus-/Minusstunden 2025“, mit Vorzeichen als h:mm (z. B. +106:16 oder −3:45). Die Spalte „Stand heute“ rechnet sofort mit. Sie muss mit der Schlusszeile „= Plus-/Minusstunden“ derselben Karte übereinstimmen. Gespeichert wird mit Enter oder dem Knopf in der Zeile. Danach geht es direkt im nächsten Feld weiter.

Danach schreiben wir selbst fort. Zum Jahresende wird der Stand festgeschrieben und automatisch zum Übertrag des nächsten Jahres. Wer nach 2025 eingetreten ist, beginnt bei 0 und braucht keinen Eintrag.

Korrigieren: Einen schon gespeicherten Wert ändern geht nur mit Begründung. Jede Änderung bleibt im Verlauf erhalten, und nach jedem Speichern wird eine eigene Sicherung angelegt.

Nach dem Jahreswechsel wird der Stand zum 31.12. je Mitarbeiter festgeschrieben: Übertrag + Veränderung des Jahres. Er ist dann der Übertrag für das neue Jahr. Bis dahin rechnet die Personalakte den Übertrag vorläufig aus den ABIS-Daten.

Wird in ABIS später noch ein Stempel aus einem abgeschlossenen Jahr korrigiert, verschiebt das den festgeschriebenen Stand nicht still. Die Abweichung erscheint hier, und man übernimmt sie gezielt.